Dalībnieks:Ilze Urbane/ERP sistēmu priekšrocības un trūkumi

ERP sistēmu priekšrocības

Grandiozs un iespaidīgs mērķis, ar kādu ERP sistēmas tiek radītas, nodrošina neskaitāmas priekšrocības. Šī sistēma aptver visas biznesa jomas – projektu vadību, pārdošanu un mārketingu, servisu, piegādes ķēžu vadību, finanses, personāla vadību un algas, klientu attiecību pārvaldīšanu, komunikāciju procesu automatizēšanu, tirdzniecības procesu automatizēšanu, klientu apkalpošanu, mārketinga akciju organizēšanu, plānošanas un analīzes, noliktavu un sadales punktu vadību, inventāru, tirdzniecības vietas, e-komerciju, tajā tiek ietvertas arī elektroniskās datu saskarnes, biznesa inteliģence, datu noliktavas un daudzu dimensiju analīze. No tā seko lielākās ERP sistēmu priekšrocības – standartizācija, informācijas un procesu integrācija.

Integrācija, vienotība un centralizācija

Viena no lielākajām problēmām daudzu uzņēmumu struktūrvienībās ir dažādu un decentralizētu tehnoloģisko risinājumu izmantošana. Savukārt ERP risinājuma ieviešana būtiski uzlabo līdzšinējo datu uzskaiti un analīzi, nodrošina lielāku grāmatvedības kontroli visas uzņēmuma struktūras ietvaros un realizē vienotu datu drošības politiku, kā rezultātā būtiski samazinās administratīvās izmaksas, tiek nodrošināta labāka, caurskatāmāka grāmatvedības datu kvalitāte un ērtas analītiskās atskaites par līdzekļu izlietojumu. Ja uzņēmumam ir sazarota struktūra, tad vienota finanšu un grāmatvedības ieviešana nozīmēs arī to, ka likumdošanas maiņas gadījumā izmaiņas būs jāievieš tikai vienā sistēmā. Tāpat iestādes iegūs vienotus uzskaites principus. Pareizi sakārtota elektroniskā piegādes vadības sistēma var saslēgt jebkuru mazu vai vidēju uzņēmumu ar globālo tirgu, kas nodrošina iespējas gan veikt sagādes funkcijas, gan piedalīties kā piegādātājam citiem uzņēmumiem. Tas nozīmē, ka ir labāka vienotība starp uzņēmumu, klientiem un partneriem, kas nodrošina visiem vislabākās kvalitātes servisu, piemēram, vienkāršojot iepirkumus, pasūtījumu pārvaldību un krājumus. Svarīga nozīme ir arī ERP atvieglotajai globālajai integrācijai – valūtu maiņas, valodas un kultūras barjeras var viegli pārvarēt starp nacionālajām valstu robežām. Integrēta finanšu informācija ir ļoti nozīmīga, kad uzņēmuma vadība mēģina noskaidrot kopējo sniegumu, tā var atrast vairākas versijas par patieso situāciju. Finansēm ir savi ieņēmumu skaitļi, pārdošanai ir cita versija, un dažādām biznesa nodaļām ir savas patiesības versijas par to, cik liels ir viņu ieguldījums peļņas gūšanā. ERP veido tikai vienu patiesības versiju, ko nevar apšaubīt, jo ikviens lieto šo pašu sistēmu. Savukārt integrēta klientu pasūtījumu informācija ļauj ERP sistēmai kļūt par vietu, kur klientu pasūtījumi pastāv no brīža, kad klientu pārstāvis to saņem, līdz ostās preces tiek iekrautas kuģos un finanšu nodaļa nosūta pavadzīmi. Esot visai informācijai vienā sistēmā, nevis izkaisītai starp dažādām sistēmām, kas nevar apmainīties ar datiem savā starpā, uzņēmums var izsekot un koordinēt ražošanu, krājumus un nosūtīšanu daudz vienkāršāk.

Uzņēmuma peļņas palielināšana

Lai gūtu pēc iespējas lielāku peļņu, jābūt programmatūras nodrošinājumam, kas pārvaldīs tādus procesus kā visefektīvākā ražošanas paņēmiena un visienesīgākās produkcijas izvēle. Arī pašizmaksas aprēķinam un vislabākajam ražošanas variantam, lai uzturētu nepieciešamo rentabilitāti, nodrošinot konkurētspējīgas cenas, pastāvīgi ir nepieciešama detalizēta un ticama analīze. ERP nodrošina izmaksu samazināšanu un resursu ietaupīšanu, vienlaicīgi optimizējot uzņēmējdarbības procesus. Tāpat arī vienota pieeja rada lielu investīciju atdevi, ja sistēma ir ieviesta pareizi; tātad – jo ātrāk atmaksājas sistēmas ieviešanā ieguldītie līdzekļi, jo ātrāk palielinās uzņēmuma peļņa.

Darbinieku pienākumu atvieglošana

Liela uzmanība jāpievērš sistēmas īpašībām, kas skar gala lietotājus. Piemēram, vieglāka būs lietotāju apmācība un būtiski tiks atvieglota arī sistēmā strādājošo darbinieku savstarpēja aizvietošana, jo visi būs apguvuši vienu programmatūru. Īpaši uzņēmumos ar vairākām biznesa vienībām personāla vadībai nav vienotas un vienkāršas metodes, lai izsekotu darbinieku laikam un savstarpēji sazinātos par ieguvumiem un servisu. ERP var to paveikt, standartizējot personāla informāciju. ERP veicina arī visu uzņēmuma darbinieku vienotu sadarbību. Ar kopēju, visu amatu līmeņu aptverošu sistēmu ikvienam uzņēmumā ir pieeja korporatīvai informācijai. No galvenajām lēmēj personām līdz ofisa darbiniekiem – visi var savlaicīgi reaģēt uz notikumiem un plānot nākotnes darbus.

Informācijas korektums

Samērā augstas finanšu uzskaites un automatizācijas pakāpes dēļ pieaug pārvaldības uzskaites korektums, kas ir ļoti svarīgi, jo kļūda kompānijai var izmaksāt ļoti dārgi. Tāpat, salīdzinot ar novecojošām sistēmām, dati tiek pārraidīti un apstrādāti ātrāk, precīzāk un lētāk. Ieviešot ERP sistēmu var novērtēt, cik maksā savlaicīga un ticama informācija. Ātrāki un skaidrāki informācijas pārskati un finansu rādītāji nodrošina nepieciešamo, izšķirīgi svarīgo informāciju kritiskās situācijās. Ar vienotu ERP sistēmas risinājumu uzņēmuma vadībai ir pieejama vienota, reālā laika svarīgāko finanšu un galveno veiktspējas rādītāju atskaites sistēma. Lielāka finanšu rādītāju caurskatāmība palīdz pieņemt labākus lēmumus un vieglāk piesaistīt līdzekļus. Turklāt pārdošanas un ražošanas rādītāju atskaite nodrošina labāku tirdzniecības plānošanu un ieņēmumu pārvaldi. Pateicoties sistēmas vienotībai, uzņēmums iegūst ievērojami atvieglotu datu analīzi; ERP nodrošina, ka dati sistēmā nav jāievada vairākas reizes, ir savietojami dažādos moduļos, nodrošinot arī to pieejamību un apstrādi visos sistēmas moduļos. Tāpat nozīmīgs ir atskaišu ģenerators, ar kura palīdzību var viegli modificēt esošos pārskatus un izveidot jaunus.

Ražošanas procesu optimizācija

Standartizēts un ātrāks ražošanas process ir katra uzņēmuma mērķis. Ražošanas uzņēmumi, īpaši tie, kuriem ir tendence tikt pārņemtiem un apvienoties vienā veselā, bieži saskaras ar situāciju, kad dažādas biznesa vienības uzņēmumā veic tos pašus darbus, izmantojot dažādas metodes un datorsistēmas. ERP sistēmai ir standarta metodes, kas var automatizēt lielāko daļu no ražošanas procesiem. Standartizējot šos procesus un izmantojot vienu integrētu datorsistēmu, var ietaupīt laiku un palielināt produktivitāti. ERP ļauj ražošanas procesam noritēt daudz gludāk un veicina daudz pārredzamāku pasūtījuma izpildes procesu uzņēmuma iekšienē, kas nozīmē samazināt krājumus un izmaksas par to glabāšanu. Risinājumi palīdz labāk kontrolēt izejmateriālus, uzkrājumus, uzglabāšanu un pasūtījumu apstrādi. Rezultātā – mazākas izmaksas, ātrāks izstrādes laiks un operatīvāka atbildes reakcija uz uzņēmējdarbības nozares tendencēm un konkurences prasībām. Nepieciešamo krājumu daudzumu ražošanai un izpildāmo darbu kontrole ļauj labāk plānot piegādes klientiem, samazinot gatavo preču krājumus noliktavā. Lai patiešām uzlabotu šo ražošanas posmu, tam vislabāk piemērots un pat nepieciešams ir piegādes ķēžu pārvaldības modulis.

Efektivitāte

Kopumā var secināt, ka ERP sistēma tiek ieviesta kā instruments, kas ļauj paaugstināt biznesa un pārvaldības efektivitāti. Īpaši svarīgi tas ir jaunajiem ražošanas uzņēmumiem, kam jāizdzīvo lielas konkurences apstākļos. Palielinot efektivitāti, ERP ļauj darbiniekiem pašiem vienkāršot un automatizēt biznesa procesus, kā arī vienlaicīgi nodrošina ar informāciju par biznesa stāvokli. Līdz ar ERP sistēmas ieviešanu tiek unificēti dažādu uzņēmuma struktūrvienību līdzīgie procesi, tā būtiski uzlabojot uzņēmuma darbības efektivitāti. Tāpat arī vienotā datorsistēma ļauj efektīvāk plānot jebkurus darbu izpildei nepieciešamos resursus. Vairums ERP sistēmu ir pietiekoši elastīgas, lai varētu izmantot moduļus, kas nepieciešami steidzamāk, neiegādājoties visu komplektu. Daudzi uzņēmumi ievieš finansu un personāla resursu ERP moduļus, pārējo funkcionalitāti atstājot nākotnei. Plašs specializētu risinājumu klāsts ir pieejams kā papildinājumi dažādu uzņēmumu specifisku vajadzību nodrošināšanai, un tie organiski iekļaujas jau esošo moduļu klāstā. Tādējādi var paplašināt funkcionalitāti līdz ar izaugsmes vajadzībām un budžeta iespējām. Iespējas paplašina arī sistēmas savienojamība ar citām lietojumprogrammām, piemēram, finansu analītisko atskaišu veidošana Microsoft Excel. Noderīga ir pielāgojamība un integrācija ar daudzām plaši lietotām e-pasta sistēmām. Tāpat nozīmīga ir iespēja izmantot dažādas datu bāzes un operētājsistēmas. Lielākais ieguvums no tā ir droša un stipra vide, kas rada stabilu pamatu vispārējiem pakalpojumiem atbilstoši un pielāgojami uzņēmuma prasībām.

ERP sistēmu trūkumi

ERP sistēmas tiek veidotas, lai nodrošinātu perfektu korporatīvās vadības automatizāciju, tomēr to iespējas ir ierobežotas. Prakse rāda, ka radīt sistēmu, kas pilnībā nodrošinātu visus uzņēmuma vadības procesus, ir gandrīz neiespējami. ERP sistēmas nodrošina tikai formalizētu procesu atbalstu – tādu, kas jau iepriekš ir definēti un tiek veikti atbilstoši instrukcijām. Grūtības sagādā iepriekš neparedzamo procesu norises automatizācija. Pat ļoti sakārtotā uzņēmumā definējami ir tikai 80 % procesu, atlikušie 20 % ir tik mainīgi, ka ERP automatizācijai nepadodas.

ERP galvenokārt nodrošina tikai operāciju procesus (iepirkšana, ražošana, sadale, pasūtījumu izpilde), tomēr ar tiem vien reāla uzņēmuma darbība nebeidzas. Parasti uzņēmums sastāv no apakšsistēmām, un operāciju procesi ir viena no tām. Uzņēmumi bieži vien nenodarbojas tikai ar vienu komercdarbības veidu. Daudznozaru uzņēmuma automatizācija ir īpaši apgrūtināta, jo vienas sistēmas ietvaros ir jāiekļauj dažādi biznesa, uzskaites un plānošanas procesi. Vienotas sistēmas ieviešana daudznozaru uzņēmumā ir grūts uzdevums, jo, uzņēmumam dinamiski augot, tiek pirkti un pārdoti dažādi biznesa veidi. Tas nozīmē, ka vienotas sistēmas ieviešana šādā uzņēmumā var aizņemt ļoti ilgu laiku un nekad nebeigties.

ERP sistēma pilnībā nodrošina tikai īstermiņa plānošanu, tāpēc tā vislabāk ir piemērota ražošanas un tirdzniecības uzņēmumiem, kas nodarbojas ar viena veida komercdarbību un kam nav teritoriāli attālinātu struktūrvienību. Ja ir nepieciešama koordinēta kopējā plānošana un sistemātiska darbības rezultātu atspoguļošana, tad visticamāk ERP to nespēs.

Pietiekami svarīga problēma ir arī sistēmu mazais elastīgums, sarežģītība, lielums un konfigurācija. Tas nozīmē, ka izmaiņu gadījumā var nākties zaudēt laiku un naudu par pielāgošanu. Risinājums ir rūpīga plānošana pirms ieviešanas vai arī programmatūras izvēle pirms uzņēmējdarbības uzsākšanas. Visbeidzot, nopietns jautājums ir par ERP sistēmas izmaksām – tās ir pietiekoši augstas, jo neaprobežojas tikai ar programmatūras nopirkšanu. Papildus jāmaksā arī par jaunu aparatūru, ieviešanu, apmācību, pielāgošanu uzņēmuma vajadzībām, konsultācijām un uzturēšanu.