Dalībnieks:InesePolaka/ERP sistēmu veiksmīgas ieviešanas kritēriji

Uzņēmumā ieviešot ERP sistēmu, pastāv risks, ka sistēmas ieviešanas laikā tas sastapsies ar problēmām un radīsies papildus ieviešanas izmaksas un neparedzēti zaudējumi. Lai samazinātu zaudējumus, ERP sistēmu ieviešanas praksē ir apzināti veiksmīgas ieviešanas kritēriji, kuru esamība samazina šo risku.

Veiksmīgas ieviešanas kritēriju grupas

Veiksmīgas ieviešanas kritērijus iedala grupās. Galvenās kritēriju grupas ir: piemērotība biznesa un IT mantotajām sistēmām, biznesa procesu reinžinierija, izmaiņu pārvaldības kultūra un programma, komunikācija, ERP komandas sastāvs un darbs, izpildes uzraudzība un novērtēšana, projekta vadītāji, projekta pārvaldība, programmatūras / sistēmas attīstība, testēšana un traucējumu meklēšana, augstākās vadības atbalsts, datu pārvaldība, ERP stratēģija un īstenošanas metodoloģija, ERP pārdevējs, organizatoriskās īpašības, nacionālās kultūras īpatnības, ar valsti saistītās funkcionālās prasības.

Piemērotība biznesa un IT mantotajām sistēmām

ERP sistēma visbiežāk nav vienīgā uzņēmumā izmantotā programmatūra. Tāpēc, ieviešot ERP sistēmu, ir jāņem vērā gan tā šobrīd izmantojamā programmatūra, kas tiks izmantota paralēli sistēmai, gan tā programmatūra, kuru aizvietos jaunā ERP sistēma.

Pirmajā gadījumā ir jāparedz nepieciešamo programmlīdzekļu savietojamība ar jauno ERP sistēmu, ja tas ir nepieciešams. Otrajā gadījumā iepriekšējā sistēmā tiek glabāti svarīgi dati par biznesa procesiem, organizatorisko struktūru un uzņēmuma darbību. Tāpēc nepieciešams integrēt šos datus jaunajā sistēmā, kā arī paredzēt pārejas laiku, kurā varētu izmantot abas sistēmas (paredzot arī visu datu migrēšanu uz jauno sistēmu).

Biznesa procesu reinžinierija

Lielākās ERP sistēmas ir attīstījušās ilgu laiku un piedāvā pasaulē pieņemtus labās prakses scenārijus dažādu biznesa procesu izpildei. Uzņēmums, kas ievieš ERP sistēmu, var saglabāt savus biznesa procesus, pielāgojot ERP sistēmu tiem, vai pielāgot biznesa procesus ERP sistēmai, samazinot nepieciešamās izmaiņas ERP sistēmā. Pirmajā gadījumā pastāv risks, ka nepieciešamās izmaiņas sadārdzinās ERP sistēmas ieviešanu, prasot arī laiku šo izmaiņu veikšanai. Otrajā gadījumā ERP sistēmā būtu nepieciešamas tikai minimālas izmaiņas un, ja uzņēmumam nav ļoti specifiski procesi, uz kuru pamata tiek sniegta papildus vērtība uzņēmumam vai tā klientiem, uzņēmums varētu būt ieguvējs no labās prakses scenāriju ieviešanas.

Piemēram, "Texas Instruments", ieviešot ERP sistēmu 2002. gadā, veica biznesa procesu reinženieriju, pielāgojot biznesa procesus labās prakses scenārijiem, gadījumos, ja tas neradīs negatīvu iespaidu uz uzņēmuma klientiem. Šādā veidā tika panākta biznesa procesu globalizācija (vienoti scenāriji visās uzņēmuma filiālēs visā pasaulē), kas īstermiņā radīja zaudējumus, taču ar laiku pilnībā atmaksājās.

Izmaiņu pārvaldības kultūra un programma

Izmaiņu pārvaldībā ir jāsaskaņo plānotās izmaiņas ar loģiski iespējamām, tas ir, jāņem vērā produktivitātes krišanās īstermiņā, kas tiek uzlabota ilgtermiņa ERP sistēmas lietošanā. Šī krišanās ir saistīta ar apmācības līknes efektu, kas nosaka lietotāju apmācības laiku, kura sākumā, lietotājam nepārzinot ERP sistēmu, no tās netiek gūts maksimālais efekts.

Jāņem arī vērā, ka ieviešanā jāiesaista lietotāji un jāizveido pēc-ieviešanas atbalsta un sistēmas novērtēšanas sistēma, kurā lietotāji var pieteikt savas problēmas, lai noteiktu sistēmas problemātiskos apgabalus, un saņemt atbalstu problēmu risināšanā. Kā arī ir jāveic lietotāju apmācība, pirms tam izveidojot stingru plānu tās veikšanai.

Komunikācija

Ar ERP sistēmu ikdienas darbā ir jāsaskaras ne tikai vadībai, bet arī daudziem darbiniekiem. Tāpēc, ieviešot ERP sistēmu, ir jāņem vērā arī lietotāju viedoklis. Taču šeit par traucēkli var būt darbinieku konservatīvisms - cilvēkiem ir grūti pieņemt ko jaunu, viņi saskata jaunajā sistēmā draudus savam darbam - ERP sistēma var aizstāt dažus darbiniekus. Tāpēc ir svarīga pareiza komunikācija gan ar vadību, kuras mērķis ir maksimāla efektivitāte un resursu ekonomija, gan ar darbiniekiem, kuri varētu kavēt sistēmas ieviešanu.

Saskarsme ar darbiniekiem ir īpaši svarīga vajadzību formulēšanas fāzē. Tāpēc ir jāizvēlas pareizi informācijas gūšanas paņēmieni (anketēšanas, intervijas, novērošana) un jāinformē darbinieki par paredzēto sistēmas darbību, lai maksimāli izkliedētu to bažas. Arī kontaktam ar vadību ir jāpievērš uzmanība un jāuztur tas visas ERP sistēmas ieviešanas gaitā. Informācijas plūsmai jābūt abpusējai - gan no vadības puses, lai pēc iespējas precīzāk definētu nepieciešamo funkcionalitāti un ātrāk noteiktu nepieciešamās izmaiņas, gan no ieviesēju puses (atskaišu veidā), lai vadība redzētu progresu un varētu sekot līdzi ieviešanai, dodot nepieciešamos norādījumus, ja nepieciešamas kādas izmaiņas.

ERP komandas sastāvs un darbs

Komandai, kas ievieš ERP sistēmu, ir jābūt zināšanām gan par sistēmu un tās ieviešanu, gan par uzņēmuma darbības sfēru un pašu uzņēmumu. Tāpēc bieži projekta komandu veido ne tikai ieviešanas speciālisti, bet arī pieaicināti eksperti no tā uzņēmuma, kurš vēlas ieviest ERP sistēmu. Ļoti bieži tiek pieaicināti arī konsultanti, kas nav tieši saistīti ar kādu no pusēm, kas palīdz risināt problēmas un sniedz skatu no malas ieviešanas uzraudzībā.

Komandas locekļiem, kas pieņem lēmumus, ir jābūt tiesībām pieņemt lēmumus bez gara saskaņošanas procesa, kas samazinātu gan sistēmas ieviešanas, gan izmaiņu veikšanas efektivitāti.

Izpildes uzraudzība un novērtēšana

ERP sistēmas ieviešana ir regulāri jāuzrauga. Par pamatu šai uzraudzībai jau projekta sākumā jāizvēlas novērtēšanas kritēriji. Ja šie kritēriji ir pietiekami labi izvēlēti, tas būtiski ietekmē ieviešanas veiksmi vai neveiksmi. Kritērijiem ir jāietver gan biznesa mērķi (piemēram, finanšu kritēriji ROI un IRR), kā arī sistēmas darbības novērtēšana (noslodzes testi, lietotāju atsauksmes). Metrikai ir jābūt skaidri definētai un izprotamai.

Novērtēšanā jāiesaista sistēmas potenciālie lietotāji, kas sniedz savus vērtējumus. Šis solis var palīdzēt jau laikus atklāt problēmas, kas var rasties sistēmas lietošanā.

Projekta vadītāji

ERP sistēmas ieviešana ir samērā liels projekts, kas prasa zināšanas par ERP sistēmām un uzņēmuma darbības sfēru gan no projekta vadītāja, gan no tā komandas.

Veiksmīgai ERP ieviešanai ir nepieciešams projektu vadītājs, kuram ir gan nepieciešamās zināšanas, gan vadītāja un labas komunikācijas spējas veiksmīgai sadarbībai ar uzņēmuma vadību un darbiniekiem.

"Texas Instruments" veiksmīgas ERP ieviešanas piemērs parāda, ka daļa no veiksmes ir pareizi izvēlētais ERP ieviešanas projekta vadītājs, kurš "Texas Instruments" ir strādājis ilgu laiku un labi pārzina tajā pastāvošos procesus un citus iekšējos faktorus, kas ļāva efektīvi pielāgot un ieviest sistēmu.

Projekta pārvaldība

Tā kā ERP sistēmas ieviešana ir sarežģīts projekts, ir nepieciešama efektīva projekta pārvaldība, kas nodrošina ieviešanas plānošanu, koordinēšanu un novērošanu. Lai pati sistēmas ieviešana būtu veiksmīga, ir noteikti kritēriji, kuriem ir jāatbilst ieviešanas projektam:

• Skaidri jānorāda mērķis, uzdevumi un stratēģija;
• Jāiekļauj paredzētie stratēģiskie un funkcionālie uzlabojumi pašreizējai darbībai;
• Jāparedz reāli izpildāmi, pārdomāti termiņi;
• Jāparedz arī ieviešanas netiešās izmaksas;
• Jāplāno īstermiņa zaudējumi, plānojot projekta atmaksāšanos;
• Kvalitātes pārvaldība;
• Zināšanu pārvaldība;
• Konfliktu pārvaldība.

Programmatūras / sistēmas attīstība, testēšana un traucējumu meklēšana

Programmatūras ieviešana nav viegls darbs, un to nepieciešams paveikt pareizi. Programmatūrai jābūt tādai, lai tā būtu saderīga ar jau esošajām uzņēmuma informācijas sistēmām, kā arī dažādu lietojumprogrammatūru. Testēšana un kļūdu meklēšana ir nepieciešama, lai pārliecinātos, ka ERP sistēma strādā atbilstoši vajadzīgajam biznesa procesam. Uzņēmumam, kas ievieš ERP, vajadzētu darboties plecu pie pleca ar uzņēmumu, kurā sistēma tiek ieviesta, lai produktīvi risinātu iespējamās problēmas un kļūdas sistēmas darbībā.

Augstākās vadības atbalsts

Augstākās vadības atbalsts ir viens no biežāk pieminētajiem veiksmes faktoriem. Jo ERP ieviešanas projektam, pirms tas tiek sākts, jāsaņem vadības akcepts. Vadībai jābūt gatavai iesaistīties un piešķirt ievērojamus resursus, lai īstenotu ERP sistēmas ieviešanu. Tā kā ERP projekta ieviešana ietekmē visus uzņēmuma darbiniekus, tad augsta ranga vadītājam nepieciešams lavierēt starp visu darbinieku interesēm un risināt iespējamos konfliktus, ja nepieciešams.

Datu pārvaldība

Tā kā ERP sistēmas parasti sastāv no vairākiem moduļiem, kas savā starpā ir saistīti, tad datiem jābūt pārvaldītiem pareizi, lai nodrošinātu to precizitāti. Datiem jau vajadzētu būt konvertētiem vienā formātā pirms sistēma tiek palaista.

Dati ir arī jāmigrē no iepriekš izmantotajām sistēmām uz ieviešamo ERP sistēmu, lai darbs ar to būtu produktīvs. Tāpēc ir laicīgi jārisina datu migrēšanas problēmu - datu tipu atbilstība, izgūšana un pārvietošana uz jauno ERP sistēmu.

ERP stratēģija un īstenošanas metodoloģija

Uzņēmumiem pirms sistēmas ieviešanas vajadzētu izlemt, vai uzņēmums var savus biznesa procesus pielāgot ERP sistēmai, vai arī sistēma ir jāpielāgo uzņēmuma biznesa procesiem. Piemērotas ERP sistēmas izvēle un izstrādāšana var tikt uzskatīta par vienu no svarīgākajiem faktoriem veiksmīgas ERP sistēmas ieviešanā. Tikko ir izvēlēta ieviešanas stratēģija tā var sākt plānot reālu sistēmas ieviešanu.

ERP pārdevējs

Tirgū ir ievērojams skaits uzņēmumu, kas nodarbojas gan ar ERP pārdošanu, gan ieviešanu. Tāpēc pareizā un piemērotā ieviesēja izvēle ir ļoti svarīga, jo labs pārdevējs palīdz sistēmas ieviešanas procesā - sākot no tehnikas izvēles līdz pat lietotāju apmācībai. Uzņēmums, kurā ievieš ERP sistēmu, var samazināt ieviešanas izmaksas, izvēloties izmantot ieviesēja jau gatavos risinājumus. ASV šis veiksmes faktors ir viens no nozīmīgākajiem.

Organizatoriskās īpašības

Uzņēmuma īpašības un darbinieku prasmes būtiski ietekmē sistēmas ieviešanu. Uzņēmuma iepriekšēja pieredze IT projektu ieviešanā un vadībā palīdz vieglāk ieviest ERP sistēmu, jo pieredze palīdz nepieļaut pagātnes kļūdas, kā arī definēt precīzas prasības, kas paātrina ERP sistēmas izvēli un pielāgošanu, kā arī palīdz izvairīties no dažādām izmaiņām, kas būtu jāveic vēlākos ieviešanas posmos.

Nacionālās kultūras īpatnības

Atbilstība valsts īpatnībām ERP sistēmu ieviešanā ir svarīga, ja kāda no nacionālām īpatnībām ir sastopama arī uzņēmuma iekšējā darbībā. Pamatvērtības, pārliecība un pieņemtās uzvedības normas dažādās valstīs var ietekmēt uzņēmuma kultūru, kā arī profesionālo darbību, tai skaitā arī ERP sistēmu ieviešanu. Šī pārliecība un attieksme var ietekmēt informācijas apriti, biznesa procesu reinženieriju un ERP sistēmu ieviešanu.

Ar valsti saistītās funkcionālās prasības

Vienā valstī izveidots un labi strādājošs programmatūras produkts citā valstī esošajiem uzņēmumiem var nederēt. Tas ir loģiski, ka uzņēmumiem katrā valstī ir specifiskas prasības, kuras radušās gan no dažādās uzņēmējdarbības pieredzes, gan arī no valstī pastāvošajām likumdošanas prasībām.

ERP sistēmas ieviešanas piemērs

Praksē veiksmes kritēriju nozīmi ilustrē "Oracle EBS" ERP sistēmas ieviešana uzņēmumā "airBaltic". [1] ERP sistēmu ieviesa uzņēmums "TE Alise".

"airBaltic" tika ieviesti Algas, Laika uzskaites, Galvenās grāmatas, Kreditoru, Debitoru, Naudas plūsmas, Pamatlīdzekļu kā arī Personāla vadības moduļi. Sistēma tika nodota ekspluatācijai 3 mēnešus pēc projekta sākuma.

Ieviešanas kritiskie veiksmes faktori:

1.Vienota izpratne gan "airBaltic", gan "TE Alise" par šādiem kritiskajiem faktoriem:

Termiņš: Jaunā sistēma jāsāk lietot no 1.janvāra

Apjoms: Jānodrošina tik daudz funkcionalitātes, lai janvārī jau varētu strādāt jaunajā sistēmā

Devīze: Pēc iespējas vairāk standarta funkcionalitātes, pēc iespējas mazāk modifikāciju

2.Pušu atbildība un līdzdalība:

TE Alise piedalījās augstākās kvalifikācijas speciālisti:

• maksimāli pārzina sistēmas funkcionalitāti
• pieredze bija noderīga iekšējo uzņēmuma procesu reorganizācijā

airBaltic:

• Piedalījās katra moduļa galvenie lietotāji
• Bija gatavs veikt iekšējo procesu reorganizāciju

Rezultātā: visi svarīgākie lēmumi par sistēmas uzbūvi un risinājumiem tika pieņemti ātri un, ņemot vērā abu iesaistīto pušu personu pieredzi, kvalitatīvi.

3.Ieviešanas uzņēmuma pieredzes un esošo moduļu izmantošana:

• Gatavas Finanšu moduļu atskaites
• Gatava Payroll lokalizācija Latvijai un Lietuvai
• Gatavas sagataves un skripti datu konvertācijai

[2]