Dalībnieks:Sarbantovics/ERP apslēptās izmaksas

Mūsdienās bizness ir ļoti viltīgs, preču vai pakalpojumu piegādātāji ar neskaitāmiem viltīgiem paņēmieniem mēģina pievilināt potenciālos pircējus. IT nozare nav izņēmums, vēl jo vairāk, šī ir viena no visstraujāk attīstošajām nozarēm pasaulē, kurā ir citu nozaru pārstāvjiem un nespeciālistiem ir ļoti grūti izsekot tehnoloģiju attīstībai un izprast tās adekvātā līmenī. Savukārt bizness šodien praktiski nespēj pastāvēt bez informācijas tehnoloģijām, IT ir uzņēmējdarbības pamatā. Tāpēc daudzi IT pakalpojumu sniedzēji izmanto esošo situāciju un viltīgiem paņēmieniem gūst peļņu. Šinī gadījumā ļoti uzskatāms ir tā dēvētais "Aisberga likums", kas apraksta to, ka aisberga neredzamā daļa (reālās izmaksas) ir vairākas reizes lielāka par tā redzamo daļu (plānotās izmaksas).
[[File:Iceberg.JPG | thumb | 500px | ERP izmaksas<ref name="ref1">[http://www.enlightening-solutions.com/publications/The_hidden_costs_behind_ERP_software.pdf The hidden costs behind ERP software, Casey Lawrence]</ref>]] ERP sistēmu apslēptās izmaksas ir viena no aktuālākajām ERP sistēmu problēmām, kas bieži vien netiek pilnvērtgīgi izvērtēta. Tāpat kā daudzos citos informācijas sistēmu ieviešanas projektos, izdevumus, kas saistīti ar ERP sistēmas ieviešanu un uzturēšanu ilgtermiņā precīzi nav iespējams noteikt. Liela daļa no šīm izmaksām kļūst zināmas jau reālā projekta dzīves ciklā. Iegādājoties un ieviešot ERP sistēmu uzņēmumu vadība bieži vien pieļauj kļūdas un neapsver visus "apslēptos" riskus, kas eksistē ieviešot uzņēmumā ERP sistēmu. Protams, šādai skrupulozai potenciālo risku analīzei nepieciešams ilgāks laiks, proti papildus izdevumi. Šos riskus var iedalīt divās galvenajās grupās:

• uzņēmuma procesu pielāgošana ERP sistēmai (jaunu izveidošana)
• lielas izmaksas "ārējiem" pakalpojumiem

Šādas izmaksas ERP sistēmu piegādātāji mēdz visādiem paņēmieniem apslēpt no klienta vai norādīt kā ļoti mazus un problēmas neradošus izdevumus.

Vispārējs problēmas raksturojums

Pēdējo 20 gadu laikā informācijas tehnoloģijas ir ļoti strauji attīstījušās un regulāri parādās jauni IT risinājumi uzņēmumu darbības efektivitātes uzlabošanai. Ļoti straujā tempā attīstījās arī uzņēmuma resursu plānošanas sistēmas, kuru galvenais mērķis ir visu uzņēmuma funkcionālo apgabalu integrācija vienā sistēmā. Integrācijas ideja lielā mērā saistīta ar visas pasaules globalizāciju, proti, mūsdienās ļoti populārs ir viedoklis par to, ka integrēšana un integrēšanās atrisinās daudzas problēmas. Lielā mērā šādi integrācijas principi patiešām spēj efektivizēt uzņēmumu darbību, taču eksistē arī robeža aiz kuras integrēšana rada vairāk problēmu nekā labuma. Liela daļa šo problēmu risku bieži vien netiek pilnvērtīgi apzināti, ko pierāda pēdējo gadu fakti par ERP sistēmu ieviešanas neveiksmēm. Piemēram, ievērojamas ERP sistēmu ieviešanas neveiksmes piedzīvojušas tādas kompānijas kā Hershey Foods Corporation, Whirlpool, Gore-Tex (Calogero, 2000), mazākā mērā arī Dow Chemical, Boeing, Dell Computer, Apple Computer un Waste Management (Osterland, 2000).
Liela daļa šādu neveiksmīgu ieviešanas gadījumu, tātad arī kļūdainu uzņēmuma vadības lēmumu pamatā ir straujais informācijas tehnoloģijas attīstības laikmets. Proti, IT joma pēdējos 10 gadus attīstās tādos tempos, ka vairums uzņēmumu nespēj izsekot un pilnībā izprast šo jauno tehnoloģisko risinājumu nozīmi un jēgu. Šādā tehnoloģiskā laikmetā ļoti populārs ir viedoklis, ka svarīgs uzņēmuma veiksmes faktors ir uzņēmuma IT risinājumu attīstība un modernizēšana. Šāda spiediena rezultātā daudzu uzņēmumu vadība pieņem sasteigtus un nepietiekoši apsvērtus lēmumus, kas pārsvarā balstās uz sistēmu piegādātāju reklāmu. Vēl viens neveiksmes faktors ir uzņēmuma IT personāla ietekmes mazināšanās, un galvenos lēmumus par sistēmu ieviešamu pieņem biznesa cilvēki ar nepietiekošām tehnoloģiskām zināšanām. Papildus tam daudzos gadījumos izšķirošo lēmumu pieņemšana notiek uzņēmumu vadības augstākajos līmeņos, kas ir vēl mazāk zinoši tehnoloģiskajā jomā. Tas saistīts ar lielajiem sākotnējiem ERP sistēmas ieviešanas finansiālajiem izdevumiem.
Jaunas informācijas sistēmas ieviešana uzņēmumā vienmēr lielākā vai mazākā mērā ir saistīta ar dažādiem riskiem. Ieviešot jaunu sistēmu ir jārēķinās ar tādām sākotnējām problēmām kā produktivitātes samazināšanās un lielākiem finansiālajiem izdevumiem. Tas ir tā sauktais iesildīšanās periods, kura laikā uzņēmuma darbība nostabilizējās un tad atsāk strādāt normālā režīmā. Papildus uzņēmumam arī jārēķinās ar periodiskiem fiksētiem maksājumiem ERP sistēmas piegādātājam par ERP sistēmas uzturēšanu. Turpinājumā tiks apskatīti galvenie ERP sistēmu apslēpto izmaksu avoti un cēloņi, kuri, izvērtējot ERP sistēmas ieviešanu uzņēmumā, būtu nopietni jāņem vērā.

Datu migrēšana

Ar datu migrēšanu saistītās izmaksas ir vienas no visbiežāk neizvērtētajām izmaksām. Veco datu pārnešana uz jauno sistēmu prasa papildus izdevumus vai rezultātā daļēji vai pilnībā nav iespējama. Korektu datu pārnešana no vecās sistēmas uz jauno ir salīdzinoši vienkāršs process, taču realitātē dati no iepriekšējām sistēmām ļoti reti ir pārnesami uz jauno sistēmu taisnvirziena procesā. Daudzos gadījumos šajā procesā nepieciešamas vairākas metodes un risinājumi visu datu pārnešanai vai novecojošo datu dzēšanai. Loģiski, ka tie cilvēki (biznesa pārstāvji), kas pieņem lēmumus par ERP sistēmas iegādi un ar to saistītām izmaksām, neapzinās esošās sistēmas datu bāzes struktūru un ar datiem saistītās nianses. Uzskats, ka ar vecajiem datiem nav problēmu, parasti ir maldīgs.

Apmācība

Darbinieku apmācība ERP sistēmas lietošanai ir ļoti dārgs process, tāpēc daudzos gadījumos tas tiek apsvērts kā lieki finansiālie izdevumi. Nepilnvērtīgi apmācības izdevumus izvērtē nepieredzējuši speciālisti. Praksē migrācija no vecās uzņēmuma sistēmas uz jauno sistēmu var radīt ļoti nepatīkamus apstākļus gan ERP sistēmas lietotājiem (uzņēmuma darbiniekiem), gan visam uzņēmumam kopumā. Neapmācītam ERP sistēmas lietotājam nepieciešams ilgāks laiks tā paša uzdevuma izpildīšanai, kuru viņš veica daudz ātrāk uz vecās sistēmas. Neapmācītam lietotājam pieaug risks pieļaut kļūdas, kas var būt ar nepatīkamām sekām. Protams, lai pēc iespējas vairāk samazinātu izmaksas, iespējami dažādi risinājumi. Piemēram, dažu atbildīgo darbinieku apmācīšana, kas nodod iegūtās zināšanas pārējiem uzņēmuma ERP sistēmu lietotājiem.

Sistēmas pielāgošana

Vienas no lielākajām un visvairāk apslēptajām izmaksām saistītas tieši ar sistēmas pielāgošanu uzņēmumam. Sistēmas pielāgošana ir sistēmas noklusētās funkcionalitātes izmainīšana vai papildināšana balstoties uz uzņēmuma prasībām. ERP sistēmās tiek piedāvāti jau definēti biznesa procesu risinājumi, balstoties uz kuriem darbojās visa ERP sistēma. Ja pirms sistēmas ieviešanas uzņēmuma biznesa procesi atšķiras no ERP sistēmā piedāvātajiem, ir jāpielāgo ERP sistēma esošajai uzņēmuma darbībai vai arī uzņēmuma darbība jāpielāgo ERP sistēmai. ERP sistēmas pielāgošana ir ļoti dārga, jo ar to saistīta daudzu ārējo ekspertu un speciālistu iesaistīšana neesošas sistēmas funkcionalitātes izstrādei.
ERP sistēmas mērķis ir samazināt izmaksas salīdzinot ar individuālas uzņēmuma informācijas izstrādāšanu un uzturēšanu un piedāvāt jau gatavu risinājumu. Ļoti populārs ir uzskats, ka individuālās sistēmas izstrāde ir pārāk dārga un laikietilpīga un uzņēmuma iekšējo IT darbinieku resursu uzturēšana ir neefektīva. Taču ieviešot ERP sistēmu lielākās problēmas rodas tieši uzņēmuma biznesa ideju īstenošanā, tāpēc ka tām jābūt saskaņotām ar ieviestās ERP sistēmas funkcionalitāti. Zināms, ka mūsdienās biznesā izdzīvo un attīstās tikai uzņēmumi ar inovatīvām un unikālām idejām. ERP sistēma radīts kā vienots risinājums visiem uzņēmumiem, kas to lieto. Rezultātā ERP sistēma ierobežo uzņēmumu darboties inovatīvi un savādāk, nekā ir paredzēts sākotnēji. Protams, eksistē uzņēmumi vai to apgabali, kuros nav nepieciešami īpaši risinājumi un ļoti labi iekļaujas jau definēti standartizēti procesi. Neapšaubāmi, ka uzņēmumiem skrupulozi ir jāizvērtē turpmākie attīstības mērķi, virzieni, savas ambīcijas un jāapzinās vai ERP sistēma to visu neierobežos.

Uzlabojumi un kļūdu labojumi

Uzlabojumu un labojumu uzstādīšana nepieciešama jebkurai informācijas sistēmai. Runājot par ERP sistēmām, parasti uzlabojumu (upgrades) un labojumu jeb ielāpu (patch) uzstādīšanu veic ERP piegādātāja speciālisti. Skaidrs, ka šādu speciālistu pakalpojumi ir salīdzinoši dārgi un no tiem nav iespējams izvairīties tā kā ERP sistēmas piegādātāji uztur tikai aktuālās sistēmas versijas. Gadījumā, ja ERP sistēmai bieži jāuzstāda uzlabojumi un kļūdu labojumi, atklājas lielas apslēptās izmaksas. Piemēram, lai apstrādātu vienu pieteikto kļūdu, jārealizē sekojošs vienkāršots process:

• kļūdas apstiprināšana / noraidīšana (testētājs, palīdzības dienests),
• labojuma izstrāde (programmētājs),
• labojuma testēšana (testētājs),
• labojuma / ielāpa uzstādīšana (sistēmas administrators).

Acīmeredzami, ka šajā procesā iesaistīti vismaz 4 ārējie speciālisti, par kuru pakalpojumiem kārtējo reizi ir jāmaksā.
Papildus tam, jaunas versijas uzstādīšanas gadījumā, uzņēmumam ir jāpielāgojas šai jaunajai ERP sistēmas versijai, kas dažos gadījumos ir jauni apslēpti finansiālie izdevumi. Šie izdevumi ir vēl lielāki, ja aktuālajai ERP sistēmas versijai ir izstrādāti īpaši pielāgojumi vai moduļi, kas, uzstādot jauno sistēmas versiju, ir jāatjauno un jāpielāgo jaunajai versijai.

Integrēšana

Tiklīdz ERP sistēma ir ieviesta, uzņēmuma turpmākie plāni vienmēr tiek saistīti ar ERP sistēmas funkcionalitāti un iespējām. Īpaši šo problēmu varētu izcelt runājot par turpmāko jaunu informācijas sistēmu ieviešanu uzņēmumā (piem. RFID, atskaišu veidošanas, testēšanas lietojumprogrammatūra). Šinī aspektā uzņēmums ir ierobežots informācijas sistēmas izvēlē. Iegādājoties papildus informācijas sistēmu, kurai būs jāsadarbojas ar esošo ERP sistēmu, uzņēmuma vadībai ir jāpieņem lēmums par to, vai ierobežot savu izvēli līdz jau saderīgām sistēmām (kas var nebūt piemērotas), vai arī pielāgot ERP sistēmu izvēlētai papildus informācijas sistēmai. Iespējams, daudzos gadījumos var piemeklēt lietojumu, kas savietojams ar ERP sistēmu (lētāk, nekā pielāgot pašu ERP sist.), taču ne vienmēr tas ir ērtākais un efektīvākais risinājums.

Kopsavilkums

Neskatoties uz daudzajiem ERP sistēmu trūkumiem un lielajiem finansiālajiem izdevumiem, daudzi uzņēmumi joprojām lieto šīs sistēmas un ir apmierināti ar to darbību. Nenoliedzami, eksistē uzņēmumi, kuros ERP sistēma iederas ļoti veiksmīgi un tā attaisno visas uz sevi liktās cerības. Taču tāpat ir neskaitāmi uzņēmumi, kuri ir vīlušies savās cerībās, kas tika saistītas ar ERP sistēmas ieviešanu. Daudzi uzņēmumi joprojām dzīvo ilūzijās, ka ERP sistēma spēs atrisināt visas viņu problēmas nerēķinoties ar iespējamām sekām un riskiem, ko šādas sistēmas ieviešana rada. Pieredze rāda, ka ERP sistēma būtiski ierobežo un ietekmē potenciāli peļņu nesošu lēmumu pieņemšanu uzņēmumā. Daudzi no šādiem lēmumiem, kas tiktu pieņemti, ja uzņēmumā būtu individuāla informācijas sistēma, netiek pieņemti ERP sistēmas dēļ.
Par vienu no ERP sistēmas ieviešanas priekšrocībām tika uzskatīta uzņēmuma iekšējo IT darbinieku skaita samazināšana, lai mazinātu IT cilvēku ietekmi svarīgu uzņēmuma lēmumu pieņemšanā. Pēc ERP sistēmas ieviešanas var izrādīties, ka IT apgabals ir kļuvis ne tikai par uzņēmuma atbalstošo struktūru, bet gan par noteicošo un noteikumus diktējošo sfēru.
Lai maksimāli izvairītos no neveiksmīgas ERP sistēmas ieviešanas jāveic rūpīga pirmsieviešanas izpēte un analīze ņemot vērā visus iepriekšminētos riska faktorus. Jābūt skaidri definētiem uzņēmuma mērķiem, lai noteiktu vai ERP sistēma nebūs šķērslis šo mērķu sasniegšanai. Uzņēmuma vadībai pašai jāiedziļinās vairāk tehnoloģiskajās niansēs vai arī jāsadarbojas ar IT ekspertiem, lai izvērtētu ERP sistēmas ieviešanu. Daudzos uzņēmumos lielas problēmas izraisa "mūžīgais" konflikts starp biznesa cilvēkiem un IT speciālistiem jeb tehniķiem. Bieži vien ir radusies hroniska neuzticība tehniski orientētiem IT darbiniekiem un netiek pilnvērtīgi ņemts vērā viņu viedoklis. Biznesa darbinieki nedrīkst tik viegli ļauties ERP sistēmu piegādātāju vilinošajiem piedāvājumiem un jāatrod kopsaucējs biznesa ambīcijām un tehnoloģiskajām iespējām.